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Case study

GUIDA LEGALE ESSENZIALE PER PROPERTY MANAGER

Quale strategia giuridica devo applicare al mio business?

AFFITTI BREVI: SPUNTI E RIFLESSIONI SULLA NORMATIVA VIGENTE

Locazioni brevi: opportunità o trappola?

"Errata redazione del contratto di mandato di gestione?"

Contesto:
Un’agenzia di property management stipula con un proprietario immobiliare un contratto di mandato per la gestione di alcuni appartamenti destinati alla locazione breve. Il contratto, redatto senza assistenza legale, prevedeva in modo generico l’obbligo del mandatario di “curare la gestione operativa e amministrativa degli immobili”, senza specificare limiti di spesa, responsabilità e modalità di rendicontazione.

Problema:
A seguito di spese straordinarie sostenute dal property manager (manutenzioni non autorizzate dal mandante), il proprietario contesta le somme e si rifiuta di rimborsarle. Nasce una controversia sulla portata del mandato e sull’obbligo di rendiconto, con rischio di danno economico e reputazionale per entrambe le parti.

Intervento legale:
L’attività di consulenza ha riguardato:

• l’analisi del contratto di mandato e dei rapporti intercorsi tra le parti;

• l’individuazione delle clausole nulle o ambigue ai sensi degli artt. 1703 ss. c.c.;

• la proposta di un accordo transattivo, che ha evitato il contenzioso;

• la redazione di un nuovo modello di contratto di mandato personalizzato, con clausole chiare su: poteri di spesa, responsabilità, rendicontazione, durata e cause di recesso.

Risultato:
L’intervento ha consentito di:

• evitare un procedimento giudiziario;

• tutelare l’immagine dell’agenzia;

• introdurre modelli contrattuali standard conformi al Codice Civile e alle best practice del settore.

Hai qualche dubbio?

"Protezione e conservazione dei dati degli ospiti in affitti gestiti"

Contesto

Un property manager ha in carico la gestione di diversi appartamenti destinati ad affitti di breve periodo per conto di proprietari. Gli ospiti forniscono dati personali (identificativi, documenti, dati di pagamento, preferenze) durante il processo di prenotazione e soggiorno.

Sfida legale

• Verificare che il trattamento dei dati personali degli ospiti (incluse categorie particolari: ad esempio salute, allergie, mobilità) sia conforme al Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e alla normativa italiana;

• Definire tempi di conservazione, modalità di archiviazione, trasferimento e sicurezza dei dati, anche in adempimento a obblighi di legge (es. registrazione ospiti alla pubblica sicurezza);

• Stabilire responsabilità e ruoli: chi è titolare del trattamento, chi è responsabile, come si gestiscono i fornitori/terzi (es. piattaforme, software, servizi di check-in remoto);

• Prevenire violazioni e predisporre procedure in caso di data breach (obbligo di notifica entro 72 h).

Soluzione adottata

• Redazione di un’informativa privacy chiara per gli ospiti, che spieghi: quali dati vengono raccolti, perché (es. esecuzione del contratto, obblighi di legge), per quanto tempo saranno conservati, a chi saranno comunicati. Basata sugli esempi di strutture ricettive italiane;

• Adeguamento contrattuale con i proprietari/mandanti e con i fornitori (software di gestione, piattaforme) per definire ruoli (“titolare”, “responsabile del trattamento”), obblighi di sicurezza (art. 32 GDPR) e criteri di conservazione;

• Implementazione di policy interne: accessi ai dati solo da personale autorizzato, logging delle operazioni, cifratura dei dati sensibili, verifica che il server e i backup siano in UE/se conforme all’UE se fuori;

• Definizione di un periodo di conservazione: ad esempio dati necessari per la contabilità, tasse, obblighi legali (es. 10 anni per fatturazione) come previsto da alcuni modelli:

• Procedure in caso di violazione: monitoraggio, notifica all’Garante per la protezione dei dati personali, registrazione del data breach, valutazione dell’impatto e mitigazione;

• Formazione del personale (property manager e team) sulla privacy “by design” e “by default” e sulla gestione corretta dei consensi e dei trattamenti.

Risultato

• Il property manager ha ridotto il rischio di sanzioni legate alla normativa privacy, e ha potuto offrire ai proprietari un servizio più sicuro e trasparente.

• Migliore fiducia da parte degli ospiti (informati sul trattamento dei loro dati) che si traduce in migliore percezione del servizio.

• Il proprietario ha potuto evidenziare nel contratto di mandato che la gestione dei dati è conforme e ciò può diventare elemento distintivo di mercato.

• In caso di controlli (ad esempio obblighi di comunicazione all’Autorità di pubblica sicurezza dell’ospite) i processi interni erano già definiti e quindi più efficienti.

Hai qualche dubbio?

"Gestione di danni durante la locazione breve"

Contesto:
Un property manager gestiva un appartamento destinato ad affitti brevi. Durante un soggiorno, un ospite ha causato danni significativi all’arredamento. Il proprietario pretendeva un risarcimento immediato dal property manager.

Sfida legale:
Chiarire la responsabilità tra ospite, property manager e proprietario in assenza di una clausola chiara nel contratto di mandato.

Soluzione:
Ho analizzato il contratto di mandato e predisposto un’integrazione che definiva in modo puntuale i limiti di responsabilità del property manager, introducendo una procedura di segnalazione danni e un fondo cauzionale specifico.

Risultato:
Il contenzioso è stato evitato e il nuovo schema contrattuale è stato applicato a tutti gli immobili gestiti, riducendo i rischi futuri.

Lezione:
Una clausola ben strutturata tutela entrambe le parti e previene dispute costose.

Hai qualche dubbio?